หน้าที่ของแผนกจัดซื้อในองค์กรคืออะไร

บริษัท ขนาดใหญ่ส่วนใหญ่และแม้กระทั่งบางหน่วยงานของรัฐก็มีแผนกจัดซื้อหรือจัดซื้อเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินงานประจำวัน แผนกเหล่านี้ให้บริการที่เป็นหัวใจหลักขององค์กรการผลิตค้าปลีกการทหารและอุตสาหกรรมอื่น ๆ บุคคลหลายคนแม้กระทั่งบางคนที่ทำงานให้กับ บริษัท เหล่านี้ไม่ทราบว่าแผนกจัดซื้อทำอะไรทำไมถึงมีอยู่หรือมีวัตถุประสงค์อะไร เพื่อให้เข้าใจได้ดีขึ้นว่าบทบาทของแผนกจัดซื้อคืออะไรให้พิจารณาฟังก์ชั่นบางอย่างที่ทำ

ปลาย

• แผนกจัดซื้อมีหน้าที่จัดหาวัตถุดิบและทรัพยากรอื่น ๆ ในราคาที่ดีที่สุด

จัดหาวัตถุดิบและทรัพยากรอื่น ๆ

บทบาทหนึ่งของแผนกจัดซื้อคือการจัดหาวัสดุที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับการผลิตหรือการดำเนินงานรายวันของ บริษัท หรือหน่วยงานรัฐบาล สำหรับ บริษัท ผู้ผลิตสิ่งนี้อาจรวมถึงวัตถุดิบเช่นเหล็กเหล็กอลูมิเนียมหรือพลาสติก แต่อาจรวมถึงเครื่องมือเครื่องจักรรถบรรทุกส่งหรือแม้กระทั่งเครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็นสำหรับเลขานุการและทีมขาย

ในสภาพแวดล้อมการค้าปลีกแผนกจัดซื้อทำให้แน่ใจว่ามีสินค้าเพียงพอบนชั้นวางหรือในคลังสินค้าเพื่อให้ลูกค้ามีความสุขและทำให้ร้านค้ามีสินค้าเพียงพอ

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่จะต้องสั่งซื้อสินค้าคงคลังในระดับที่เหมาะสม การลงทุนจำนวนมากในสต็อกส่วนเกินอาจส่งผลให้เกิดปัญหาการจัดเก็บและในการขาดแคลนเงินทุนสำหรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นการโฆษณาหรือการวิจัยและการพัฒนา การจัดซื้อยังดูแลผู้ขายทั้งหมดที่จัดหา บริษัท ด้วยรายการที่ต้องการใช้งานอย่างถูกต้อง

บรรลุราคาที่ดีที่สุด

แผนกจัดซื้อจะถูกเรียกเก็บเงินพร้อมกับประเมินอย่างต่อเนื่องว่าจะรับวัสดุเหล่านี้ในราคาที่ดีที่สุดเพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุดหรือไม่ สิ่งนี้อาจเป็นเรื่องที่ท้าทายสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่อาจซื้อในปริมาณที่น้อยกว่าผู้ขายรายใหญ่ซึ่งอาจไม่ได้รับส่วนลดจำนวนมากชนิดเดียวกัน แผนกจัดซื้อในธุรกิจขนาดเล็กจำเป็นต้องซื้อสินค้าเพื่อค้นหาผู้ขายที่ดีที่สุดในราคาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับคำสั่งซื้อขนาดเฉพาะของ บริษัท

เจ้าหน้าที่ฝ่ายจัดซื้ออาจสื่อสารกับผู้ขายรายอื่นเจรจาราคาที่ดีกว่าสำหรับการสั่งซื้อจำนวนมากหรือตรวจสอบความเป็นไปได้ในการจัดหาวัสดุราคาถูกจากแหล่งทางเลือกซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมประจำวันของพวกเขา

เอกสารและการบัญชี

แผนกจัดซื้อจัดการเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับการจัดซื้อและการส่งมอบพัสดุและวัสดุ การจัดซื้อช่วยให้มั่นใจว่ามีการส่งมอบวัสดุจากผู้ขายในเวลาที่เหมาะสมสร้างและติดตามคำสั่งซื้อและทำงานควบคู่ไปกับแผนกรับสินค้าและแผนกบัญชีเจ้าหนี้เพื่อให้แน่ใจว่าได้รับการส่งมอบตามสัญญาเต็มจำนวน ในธุรกิจขนาดเล็กหมายถึงการทำงานอย่างใกล้ชิดกับแผนกบัญชีเพื่อให้แน่ใจว่ามีเงินทุนเพียงพอสำหรับการซื้อสินค้าที่ซื้อและเงินสดหมุนเวียนอย่างราบรื่นและชำระเงินตรงเวลา

สอดคล้องกับโปรโตคอลธุรกิจ

แผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับนโยบายของ บริษัท ทั้งหมด ตัวอย่างเช่นในธุรกิจขนาดเล็กพนักงานแต่ละคนอาจสื่อสารกับแผนกจัดซื้อเกี่ยวกับความต้องการซื้อสิ่งต่าง ๆ เช่นเครื่องใช้สำนักงานหรือคอมพิวเตอร์ ก่อนทำการซื้อแผนกจัดซื้อจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าจำเป็นต้องมีโปรโตคอลที่เหมาะสมสำหรับการอนุมัติการซื้อและงบประมาณและต้องมั่นใจว่ามีการซื้อรายการใด ๆ ให้สอดคล้องกับนโยบายการจัดซื้อโดยรวมขององค์กร