การเขียนย่อหน้าในรูปแบบธุรกิจหมายถึงอะไร

เอกสารทางธุรกิจเช่นจดหมายอีเมลบันทึกและรายงานใช้ย่อหน้าเพื่อแยกประเภทข้อมูลข้อโต้แย้งและแนวคิดที่แตกต่างกัน ย่อหน้าที่เขียนในรูปแบบธุรกิจมีโครงสร้างอย่างเป็นทางการเป็นมืออาชีพและมีการจัดการที่ดี เมื่อคุณเขียนเอกสารธุรกิจให้พิจารณาว่าย่อหน้าจะปรากฏบนกระดาษอย่างไรการจัดเรียงย่อหน้าและตำแหน่งในเอกสารทั้งหมด ให้สอดคล้องในการจัดรูปแบบย่อหน้าของคุณ ใช้ภาษาที่กระชับและสไตล์ที่เรียบง่ายเพื่อให้ผู้อ่านจดจ่อกับข้อความของคุณ

รูปแบบบล็อก

รูปแบบภาพทั่วไปสำหรับย่อหน้าในเอกสารธุรกิจคือรูปแบบบล็อกที่ไม่มีการเยื้องจุดเริ่มต้นของย่อหน้า ย่อหน้าทั้งหมดเป็นแบบเว้นวรรคและชิดขอบซ้ายซึ่งหมายความว่ามันจัดชิดกับระยะขอบซ้ายของกระดาษ บรรทัดว่างถูกแทรกหลังแต่ละย่อหน้าเพื่อแยกจากย่อหน้าถัดไปหรือองค์ประกอบของเอกสาร กึ่งบล็อกซึ่งมีจุดเริ่มต้นของแต่ละย่อหน้าเยื้องใช้บ่อยน้อย

ตัวอักษร

ย่อหน้าในเอกสารธุรกิจพิมพ์ด้วยแบบอักษรดั้งเดิมเช่น Times New Roman 12 จุด หลีกเลี่ยงการใช้แบบอักษรที่ผิดปกติซึ่งเบี่ยงเบนความสนใจจากเนื้อหาที่คุณเขียน ใช้แบบอักษรเดียวกันตลอดทั้งเอกสารยกเว้นส่วนหัวซึ่งอาจใช้ขนาดแบบอักษรขนาดใหญ่ขึ้นหรือตั้งค่าเป็นแบบอักษรตัวหนา

เนื้อหาย่อหน้า

แต่ละย่อหน้าควรเน้นแนวคิดหลักเดียว แนะนำแนวคิดหลักในคำแถลงทั่วไปในประโยคแรกของย่อหน้า ทำตามประโยคหัวข้อนี้ด้วยประโยคสองสามประโยคที่สนับสนุนแนวคิดหลัก เหล่านี้อาจประกอบด้วยรายละเอียดข้อมูลหรืออาร์กิวเมนต์เพื่อปกป้องความคิดของคุณ สรุปย่อหน้าด้วยประโยคสรุป หากย่อหน้ายาวเกินไปคุณอาจสูญเสียความสนใจของผู้อ่าน ให้จัดเรียงย่อหน้ายาว ๆ เป็นสองย่อหน้าหรือเล็กกว่าแทน

คำสั่งย่อหน้า

เอกสารทางธุรกิจเช่นรายงานหรือจดหมายเริ่มต้นด้วยย่อหน้าที่แนะนำหัวข้อของเอกสาร ตามด้วยย่อหน้าหนึ่งย่อหน้าหรือมากกว่านั้นที่พัฒนาหัวข้อนี้ ย่อหน้าสุดท้ายจะสรุปข้อมูลที่คุณให้ไว้หรือขอให้ผู้อ่านดำเนินการบางอย่าง ตัวอย่างเช่นจดหมายที่แสดงเหตุผลสำหรับแคมเปญโฆษณาอาจเริ่มต้นด้วยย่อหน้าเกริ่นนำเสนอแคมเปญตามด้วยสามย่อหน้าแต่ละรายละเอียดเหตุผลแยกต่างหากสำหรับแคมเปญและย่อหน้าสุดท้ายขอให้ผู้อ่านอนุมัติแคมเปญ หากเอกสารมีความยาวให้ใช้ส่วนหัวเพื่อแยกส่วนหลัก

สไตล์

ในขณะที่น้ำเสียงเป็นมิตรเอกสารธุรกิจถูกเขียนในสไตล์ที่เป็นทางการ บุคคลอื่นอาจอ่านข้อความต้นฉบับของคุณและถูกเก็บรักษาไว้โดย บริษัท เป็นเวลาหลายปีดังนั้นควรหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นส่วนตัว ทำให้งานเขียนของคุณอยู่ในระดับมืออาชีพโดยใช้ภาษาที่ไม่คำนึงถึงเพศสภาพรวมถึงไวยากรณ์และการสะกดคำที่เหมาะสม ทำให้ประโยคของคุณสั้นและตรงประเด็น หลีกเลี่ยงความคิดโบราณหดตัวและสแลง