ตัวอย่างการบัญชีค่าใช้จ่าย

ธุรกิจต่างๆจัดทำรายงานทางการเงินที่หลากหลายเพื่อตรวจสอบประสิทธิภาพและความคุ้มค่า หนึ่งรายงานดังกล่าวคืองบกำไรขาดทุนหรือที่เรียกว่างบกำไรขาดทุน รายงานนี้บันทึกรายได้จากการขายดอกเบี้ยรับและแหล่งที่มาและค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นเงินเดือนค่าเช่าและต้นทุนสินค้า ตามกฎแล้วยอดขายสำหรับรอบระยะเวลารายงานจะตรงกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อสนับสนุนการขายเหล่านั้น

การหักล้างบัญชี

วิธีการบัญชีที่แพร่หลายเป็นระบบสองรายการ วิธีนี้ต้องมีหมายเลขบัญชีอย่างน้อยสองหมายเลขสำหรับทุกรายการ หาก บริษัท ออกเช็คในเวลาที่ซื้อออฟเซ็ตที่เหมาะสมคือบัญชีเงินสด อย่างไรก็ตามมีขั้นตอนกลางที่ตั๋วเงินอาจผ่านก่อนที่จะมีการออกเช็คจริง หากมีการซื้อสินค้าหรือบริการด้วยเครดิตการชำระเงินโดยปกติจะเป็นเจ้าหนี้ หาก บริษัท มีหนี้สินในช่วงระยะเวลาหนึ่งรอบระยะเวลาบัญชี แต่ไม่ได้รับใบแจ้งหนี้ทันเวลาเพื่อบันทึกในช่วงเวลาที่เหมาะสมบัญชีที่หักล้างจะเป็นค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นตามปกติ หากค่าใช้จ่ายครอบคลุมหลายรอบบัญชีค่าใช้จ่ายทั้งหมดหรือบางส่วนจะถูกหักล้างเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

ตัวอย่าง: ค่าใช้จ่าย Offset เป็นเงินสด

ค่าใช้จ่ายจะถูกหักกลบเป็นเงินสดหากมีการจ่าย ณ เวลาที่ซื้อ ตัวอย่างเช่นหาก บริษัท ไม่มีเครดิตกับผู้ขายอาจต้องชำระเงินเมื่อมีการส่งมอบสินค้าหรือให้บริการ หากเจ้าของธุรกิจนำเช็คไปที่ร้านจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงานและซื้อปากกาคลิปหนีบกระดาษและตลับผงหมึกค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเป็นเดบิตสำหรับเครื่องใช้สำนักงานและบัญชีเงินสดจะเป็นเครดิตชดเชย

ตัวอย่าง: ค่าใช้จ่ายในการหักล้างบัญชีเจ้าหนี้

ตั๋วเงินที่ไม่ชำระทันทีมักจะถูกหักกลบกับเจ้าหนี้ หาก บริษัท ได้รับกล่องกระดาษถ่ายเอกสารจำนวนหนึ่งโหลจากผู้ขายที่มีเงื่อนไขเครดิตรายการที่ถูกต้องจะเป็นเดบิตสำหรับเครื่องใช้สำนักงานและเครดิตสำหรับบัญชีเจ้าหนี้ เมื่อมีการออกเช็ครายการจะตัดบัญชีเจ้าหนี้และเงินสดเครดิต

ตัวอย่าง: ค่าใช้จ่ายชดเชยเพื่อจ่ายล่วงหน้า

หลักการจับคู่กำหนดให้ธุรกิจบันทึกค่าใช้จ่ายสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีหลายบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายล่วงหน้า เฉพาะส่วนของงวดปัจจุบันเท่านั้นที่จะบันทึกเป็นค่าใช้จ่าย เพื่อแสดงให้เห็นว่า บริษัท ซื้อกรมธรรม์ประกันภัยที่ดำเนินการตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายนของปีหนึ่งจนถึงวันที่ 31 พฤษภาคมของปีถัดไป นโยบายมีค่าใช้จ่าย $ 2, 400 และครอบคลุม 12 เดือน หาก บริษัท จ่ายเบี้ยประกันภัยเต็มรูปแบบในวันที่ 1 มิถุนายนรายการจะหักค่าใช้จ่ายประกันสำหรับ $ 200 ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้า $ 2, 200 และเงินสด $ 2, 400 ในแต่ละเดือนถัดไปรายการจะหักค่าใช้จ่ายประกัน 200 ดอลลาร์และเครดิตจ่ายล่วงหน้า 200 ดอลลาร์

ตัวอย่าง: ค่าใช้จ่าย Offset เป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

หลักการจับคู่ยังกำหนดให้ธุรกิจที่ใช้วิธีการบัญชีคงค้างเพื่อบันทึกค่าใช้จ่ายในระหว่างเดือนที่เกิดการเรียกเก็บเงินแทนที่จะจ่ายเมื่อ ตัวอย่างเช่นค่าบริการรายเดือนของ บริษัท สำหรับบริการอินเทอร์เน็ตคือ $ 250 ผู้ให้บริการส่งใบเรียกเก็บเงินที่ล่าช้าเกินไปสำหรับ บริษัท ที่จะบันทึกใบแจ้งหนี้จริง ก่อนปิดรอบระยะเวลาบัญชี บริษัท จะหักบัญชีบัญชีค่าใช้จ่ายที่เหมาะสมเช่นค่าใช้จ่ายอินเทอร์เน็ตหรือการสื่อสารและค่าใช้จ่ายเครดิตที่เกิดขึ้น แม้ว่า บริษัท สามารถบันทึกใบแจ้งหนี้โดยหักค่าใช้จ่ายค้างจ่ายแทนการใช้อินเทอร์เน็ตหรือการสื่อสาร แต่วิธีการทั่วไปก็คือการกลับรายการยอดคงค้างก่อนโดยหักค่าใช้จ่ายค้างจ่ายและเครดิตบัญชีค่าใช้จ่าย จากนั้นป้อนใบแจ้งหนี้หักบัญชีค่าใช้จ่ายและโอนเครดิตบัญชีเจ้าหนี้ตามจำนวนเงินในใบกำกับสินค้า