แนวทางการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

นักธุรกิจมืออาชีพที่มีประสบการณ์กลัวว่า "การตายโดยการประชุม" - การเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตการประชุมที่ไม่สิ้นสุดซึ่งส่งผลในทิศทางที่ไม่ชัดเจนและยังมีการประชุมมากขึ้น ไม่ว่าการตั้งค่าจะเป็นห้องบอร์ดบริหารระดับสูงหรือโฮมออฟฟิศของผู้ประกอบการการประชุมสำเร็จหรือล้มเหลวตามความเข้าใจของผู้เข้าร่วมแต่ละคนในสิ่งที่คาดหวังหลังจากการสนทนาสิ้นสุดลง ผู้อำนวยความสะดวกที่มีประสบการณ์ใช้กลยุทธ์หลายอย่างเพื่อให้การประชุมมีประโยชน์มากที่สุด

ที่จะพบหรือไม่ที่จะพบ?

พิจารณาว่าจำเป็นต้องเรียกประชุมหรือไม่ หากโทรศัพท์หรืออีเมลจะพอเพียงหรือหากการกำหนดเส้นทางเอกสารไปยังหลาย ๆ คนเพื่อรับฟังความคิดเห็นจะตอบสนองความต้องการแล้วให้คิดทบทวนสองครั้งว่าการประชุมเป็นการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดหรือไม่ Tom Krattenmaker ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารกล่าวว่า "ทางออกของการประชุมที่ไม่ก่อผลอาจเป็นเรื่องง่ายเหมือนไม่มีมัน ... หากประเด็นคือการแบ่งปันข้อมูล อีเมลบันทึกช่วยจำและการสนทนาอย่างไม่เป็นทางการอาจจะทำงานได้ดีขึ้น "

วางแผนการประชุม

การประชุมจะต้องมีชุดของวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและคนที่เหมาะสมบนโต๊ะ ผู้อำนวยความสะดวกควรกำหนดบทบาทสำคัญ (ประธานกรรมการผู้อำนวยความสะดวกในการอภิปรายผู้จดบันทึกนาที) และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการหมุนเวียนวาระการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมด้วยเวลารอคอยที่เพียงพอ วาระการประชุมควรมีเวลา จำกัด ด้วยการกระทำที่ชัดเจนหรือผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละรายการ

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมเหมาะสมกับวาระการประชุมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าใครก็ตามที่มีกำหนดจะนำเสนอหัวข้อเข้าใจสิ่งที่คาดหวังของเธอก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น

จงทันเวลา

เริ่มการประชุมตรงเวลาและดำเนินตามวาระที่มีเวลา จำกัด อย่างใกล้ชิดกับเวลาที่ระบุไว้เท่าที่จะทำได้ สิ้นสุดในหรือก่อนกำหนดเวลาเสมอ หากมีวาระที่เหลืออยู่ให้เลื่อนการประชุมไปติดตาม คาร์เตอร์แม็คนามาราที่ปรึกษาด้านความเป็นผู้นำกล่าวว่า "เริ่มต้นตรงเวลาเสมอนี่เป็นการเคารพผู้ที่มาตรงเวลาและเตือนผู้ที่มาสายว่าการกำหนดเวลาเป็นเรื่องร้ายแรง"

มีความอ่อนไหวต่อวัฒนธรรมการประชุมของ บริษัท : หากผู้คนมีกำหนดการเป็นประจำสำหรับการประชุมแบบ back-to-back ให้ยุติการประชุมก่อนเวลา 10 นาทีเพื่อให้การเดินทางและการพักผ่อนในห้องน้ำเสร็จสิ้น

กระตุ้นการโฟกัสเป็นกลุ่ม

แบ่งปันชุดกฎพื้นฐานของการประชุมพื้นฐานกับผู้เข้าร่วมทุกคนเพื่อให้ทุกคนรู้ว่าพฤติกรรมใดที่พวกเขาต้องแสดงให้เห็น แมกนามารากล่าวว่า "กฎพื้นฐานสี่ข้อที่มีประสิทธิภาพคือ: เข้าร่วมรับโฟกัสรักษาโมเมนตัมและปิดการเข้าถึง" กำหนดความคาดหวังเกี่ยวกับความตรงเวลาและหากจำเป็นให้ชี้แจงมาตรฐานเกี่ยวกับการใช้แล็ปท็อปหรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์อื่น ๆ ในระหว่างการประชุม

ชี้แจงขั้นตอนต่อไป

ก่อนสิ้นสุดการประชุมให้ทบทวนการตัดสินใจที่สำคัญที่ทำและงานทั้งหมดที่ได้รับมอบหมายและตรวจสอบให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้ถูกบันทึกไว้ในรายงานการประชุม ให้เวลากลุ่มสองสามนาทีเพื่ออภิปรายขั้นตอนถัดไปไม่ว่าจะเป็นการประชุมเพิ่มเติมที่จำเป็นหรือหากต้องดำเนินการขั้นตอนหรือการดำเนินการอื่น ๆ เป็นส่วนหนึ่งของโครงการหรือกระบวนการที่มีขนาดใหญ่ขึ้น