วิธีใช้ระบบโทรศัพท์เพื่อติดต่อกับบุคคลภายในและภายนอกองค์กรของคุณ

แม้ว่าสำนักงานที่ทันสมัยได้รับการ deluged กับตัวเลือกเพิ่มเติมในการสื่อสารกับการติดต่อทางอีเมล์, โทรศัพท์มือถือ, การประชุมทางวิดีโอและการส่งข้อความระบบโทรศัพท์ยังคงอยู่ในการสื่อสารที่แข็งแกร่ง โทรศัพท์ที่ทำงานเป็นแกนหลักของสำนักงานของคุณทำให้ลูกค้าของคุณรู้ว่าพวกเขากำลังทำงานกับคนจริงที่ใส่ใจกับความต้องการของพวกเขา พนักงานของคุณจะต้องเข้าใจด้านเทคนิคของการทำงานกับระบบโทรศัพท์ของคุณรวมถึงมารยาทที่คุณต้องการเมื่อใช้งาน

การโทรศัพท์

1

ค้นหาหมายเลขโทรศัพท์ที่ถูกต้อง ไม่ว่าการโทรของคุณจะเป็นแบบภายในหรือภายนอกตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหมายเลขที่ถูกต้องเพื่อประหยัดเวลาและเข้าถึงบุคคลที่ถูกต้อง ศึกษารายชื่อผู้ติดต่อของคุณหรือ Rolodex เพื่อหลีกเลี่ยงหมายเลขโทรศัพท์ที่ไม่ถูกต้อง

2

กดหมายเลขโทรศัพท์และติดต่อกับผู้รับสายที่คุณต้องการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมาถึงบุคคลที่ถูกต้องและทักทายเขาและแจ้งให้เขาทราบจากที่ที่คุณโทรและเหตุผลในการโทรของคุณ รักษาเสียงที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพตลอดการโทรของคุณ

3

เขียนข้อมูลที่สำคัญใด ๆ ในขณะที่คุณดำเนินการต่อสถานการณ์ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องขอให้คนอื่นทำซ้ำข้อมูลและเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย

4

สรุปการสนทนาของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีใครในพวกคุณที่จะพูดและเตรียมที่จะวางสายในลักษณะที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ

รับสายโทรศัพท์

1

รับสายโทรศัพท์ด้วยวิธีที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพรวมถึงตามโปรโตคอลของสำนักงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่านายจ้างของคุณต้องการให้คุณรับสายรวมถึงชื่อเต็มของ บริษัท พร้อมกับชื่อส่วนตัวของคุณ การรับสายอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ บริษัท ของคุณมั่นใจและทำงานร่วมกัน

2

ระบุผู้โทร ค้นหาผู้ที่เธอต้องการติดต่อและหากคุณสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ผู้รับสายได้ก่อนที่จะถ่ายโอน เขียนข้อมูลนี้เพื่อให้คุณสามารถให้ข้อมูลกับผู้ที่รับสายได้อย่างถูกต้อง ด้วยการให้ข้อมูลของผู้รับสายกับผู้รับสายเขาสามารถตอบกลับเธอด้วยชื่อ

3

โอนสายโทรศัพท์ไปยังพนักงานที่ถูกต้อง แจ้งผู้โทรอย่างสุภาพว่าคุณจะนำเขาไปยังพนักงานที่ถูกต้อง ขอบคุณเขาและเสนอราคาเขาเป็นวันที่ดี เมื่อคุณไปถึงผู้รับสายแล้วให้บอกเธอว่าใครกำลังโทรอยู่

4

นำข้อความหรือส่งผู้โทรไปยังวอยซ์เมลหากผู้รับสายที่ตั้งใจไว้อยู่ห่างจากโต๊ะทำงาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้รับมีข้อมูลที่ถูกต้องจดไว้หรือเตรียมอีเมลเพื่อส่งไปยังผู้รับ หากที่ทำงานของคุณใช้ระบบวอยซ์เมล์อย่างหนักให้ส่งการโทรไปยังวอยซ์เมลของผู้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งผู้โทรไปยังส่วนขยายที่ถูกต้อง

สิ่งที่จำเป็น

• รายชื่อผู้ติดต่อ
• แผ่นข้อความ

เคล็ดลับ

• กำหนดพนักงานให้ตรวจสอบกล่องข้อความเสียงส่วนรวมของ บริษัท เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีการโทรออก
• ระบบจดหมายเสียงมักจะมีข้อ จำกัด ในกล่อง ลบข้อความเมื่อคุณทำการกระทบยอดเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีพื้นที่เหลือเฟือสำหรับการโทรและเรื่องใหม่
• ตั้งค่าการทักทายวอยซ์เมลส่วนบุคคลเพื่อให้ผู้โทรเข้ามาถึงบุคคลที่เหมาะสม รักษาสิ่งต่าง ๆ ด้วยข้อความที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ

การเตือน

• การไม่โทรกลับอาจส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของ บริษัท และทำให้คุณเสียธุรกิจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณกลับสายโทรศัพท์โดยทันทีโดยให้ความช่วยเหลือและข้อมูลเท่าที่จะทำได้