วิธีการเขียนจดหมายดื้อรั้น

เมื่อพฤติกรรมของพนักงานส่งผลต่อประสิทธิภาพและขวัญกำลังใจของทีมคุณก็ถึงเวลาที่ต้องดำเนินการ แม้ว่าจะเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องพบกับพนักงานเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลของคุณการติดตามด้วยจดหมายดื้อรั้นไม่เพียง แต่ทำให้พนักงานสังเกตเห็นว่าพฤติกรรมของเขาไม่เป็นที่ยอมรับ แต่ยังจัดทำเอกสารของธุรกิจที่สามารถนำมาใช้ในคดี ข้อพิพาทการเรียกร้องการว่างงาน

ปฏิบัติตามกฎจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

เขียนจดหมายบนหัวจดหมายของ บริษัท หากคุณกำลังส่งจดหมายทางอีเมลให้บันทึกจดหมายเป็น. pdf และส่งเป็นไฟล์แนบ เริ่มต้นตัวอักษรในรูปแบบบันทึกช่วยจำซึ่งให้ข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับการโต้ตอบ

ตัวอย่าง:

ถึง: Jane Smith

จาก: Jerry Smythe [เริ่มต้นบรรทัดนี้]

SUBJECT: การประพฤติมิชอบในสำนักงาน

DATE: 23 สิงหาคม 2019

ระบุข้อเท็จจริง

จดหมายที่ไม่ดื้อรั้นไม่ได้เป็นโอกาสในการระบายความคับข้องใจของคุณที่พนักงานที่ได้รับความรำคาญหรือเป็นหนี้สิน ทำให้จดหมายของคุณสั้นกระชับไม่มีเสียงรบกวนและตรวจสอบให้แน่ใจว่าความกังวลและผลที่ตามมาของคุณต่อพนักงานชัดเจน

ตัวอย่าง:

ดังที่เราได้พูดคุยกันในการประชุมของเราวันนี้ฉันมีข้อกังวลอย่างจริงจังเกี่ยวกับพฤติกรรมของคุณที่มีต่อทั้งเพื่อนร่วมงานและตัวฉันเอง มากกว่าหนึ่งครั้งคุณได้แสดงความไม่เคารพต่อการประชุมกลุ่มการสนทนาแบบตัวต่อตัวและในระหว่างการสนทนาที่สำนักงาน พฤติกรรมเหล่านี้ส่งผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของสำนักงานและกลายเป็นความรับผิดชอบในการทำให้โครงการ Johnson & Greene เสร็จสมบูรณ์

ให้ตัวอย่างของพฤติกรรม

จัดทำเอกสารอุบัติการณ์ของพฤติกรรมที่ไม่ดีภายในจดหมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมวันที่และชื่อของบุคคลอื่นที่เกี่ยวข้อง อธิบายพฤติกรรมเชิงลบได้อย่างไม่ลดละ อย่าแสดงละคร แต่ให้รายละเอียดที่จะช่วยให้ทุกคนที่อ่านจดหมายเพื่อเข้าใจสิ่งที่เกิดขึ้นและสาเหตุที่พฤติกรรมของพนักงานได้รับการตำหนิ

ตัวอย่าง:

ในระหว่างการประชุมเมื่อวาน (22 สิงหาคม 2562) พฤติกรรมของคุณไม่เป็นมืออาชีพและก่อกวน คุณกลอกตาของคุณหลายครั้งขณะที่ทิมพูดขัดจังหวะเขาสองครั้งและในที่สุดก็หันเหไปจากเขาเมื่อเขาพยายามพูดกับคุณเกี่ยวกับความกังวลของเขา คุณถอนหายใจอย่างดังขณะที่รู ธ ส่งรายงานให้เธอ เมื่อฉันขอให้คุณช่วยอธิบายให้ชัดเจนว่าอะไรทำให้คุณโกรธเกี่ยวกับสิ่งที่รู ธ พูดคุณส่ายหัวแล้วพูดว่ามันต้องใช้เวลามากเกินไป

ความประพฤติดังกล่าวเกิดขึ้นหลังจากการระเบิดของคุณเมื่อวันที่ 20 สิงหาคม 2019 ซึ่งเป็นช่วงที่คุณส่งเสียงของคุณไปยัง Erica เมื่อเธอพบไฟล์ที่คุณต้องการได้ยาก เรามีแขกรับเชิญในสำนักงานในเวลานั้นและฉันบอกได้เลยว่าพวกเขารู้สึกเขินอายเมื่อได้ยินว่าคุณปฏิบัติกับเอริก้า เมื่อฉันพูดกับคุณเป็นการส่วนตัวเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นคุณยักไหล่และพูดว่า "เอริก้าต้องรับผิดชอบต่อความระส่ำระสายของเธอ" ฉันระบุว่าแม้ว่าอาจเป็นกรณีนี้ แต่ก็ไม่มีเหตุผลใดที่จะส่งเสียงของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการทำงานระดับมืออาชีพ คุณตกลงที่จะ "ลดทอน" ในอนาคต

วันนี้เมื่อเราพบกันเพื่อหารือเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นในการประชุมวันที่ 29 สิงหาคมคุณได้รับการป้องกันถามฉันว่าฉันมีให้คุณ คุณยืนยันว่าฉันทำปฏิกิริยามากไป ฉันชี้ให้เห็นว่าในฐานะเจ้าของ บริษัท ขึ้นอยู่กับฉันในการตัดสินใจว่าจะใช้วัฒนธรรมสำนักงานแบบไหน คุณบอกว่าฉัน "นิ่มเกินไป" และธุรกิจจะต้องเจอกับปัญหาถ้าฉันยังคง "คน" ประคองอยู่ คุณขัดจังหวะฉันสามครั้งในขณะที่ฉันพยายามอธิบายตำแหน่งของฉันและในที่สุดก็บุกออกจากออฟฟิศในขณะที่ฉันยังพูดกับคุณอยู่

หมายเหตุผลที่ตามมา

จดหมายควรอธิบายถึงผลที่ตามมาของพฤติกรรมปัจจุบันของพนักงานอย่างชัดเจนรวมถึงสิ่งที่เธอคาดหวังได้หากเธอไม่เปลี่ยนแปลงทันที มันเป็นความคิดที่ดีที่จะจัดทำแผนสำหรับความรับผิดชอบทันทีสำหรับการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก

ตัวอย่าง:

เจนในขณะที่ฉันมักจะประทับใจในงานของคุณและเห็นคุณค่าของคุณในฐานะพนักงาน แต่ก็เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิผลและเป็นเพื่อนร่วมงานเมื่อพนักงานทำงานเป็นประจำอย่างที่คุณมี เพื่อสร้างความประทับใจให้กับคุณถึงความจริงจังของการกระทำของคุณและเพื่อให้ทีมงานของเราได้มีเวลาจัดกลุ่มใหม่ผมขอหยุดพักการทำงานในช่วงที่เหลือของสัปดาห์นี้โดยไม่จ่ายเงิน คุณจะออกจากสำนักงานในวันนี้พุธ 23 สิงหาคมและจะไม่กลับมาจนกว่าจะถึง 9.00 น. ในวันจันทร์ที่ 28 สิงหาคมฉันหวังว่าเวลานี้จะให้เวลาคุณในการไตร่ตรองถึงการกระทำของคุณและพิจารณาขั้นตอนต่างๆ คุณสามารถทำงานได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้นในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพ

เมื่อคุณกลับมาในวันจันทร์โปรดส่งอีเมลถึงฉันเพื่อให้เราสามารถตั้งเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับแผนการของคุณสำหรับจัดการกับพฤติกรรมของคุณ อย่างไรก็ตามหากการขัดถูของคุณดำเนินต่อไปคุณอาจทิ้งฉันไว้โดยไม่มีทางเลือกนอกจากจะไล่คุณออกจากตำแหน่ง ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะไม่มาถึงที่นี้