วิธีเขียนจดหมายการบริการลูกค้าที่ยอดเยี่ยม

การโต้ตอบกับลูกค้าสามารถใช้เพื่อขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของเธอเพื่อส่งเสริมการชำระเงินทันทีติดตามธุรกรรมหรือเพื่อตอบข้อซักถามหรือการร้องเรียน การโต้ตอบจดหมายเช่นจดหมายและอีเมลเมื่อประกอบและส่งมอบด้วยความสุขุมที่เหมาะสมสามารถช่วยให้ธุรกิจของคุณเพิ่มระดับการบริการลูกค้า

ปรับแต่งจดหมาย

ทำให้ตัวเองอยู่ในสถานที่ของผู้อ่าน พูดกับผู้อ่านเป็นการส่วนตัวโดยใช้บุคคลที่สองด้วยเสียงที่ใช้งานเพื่อนำผู้อ่านเข้ามาและทำให้เขารู้สึกว่าจดหมายนั้นเขียนขึ้นโดยเฉพาะสำหรับเขา จดหมายที่ระบุว่า "คุณทำให้เราประสบความสำเร็จ" มีผลกระทบมากกว่าจดหมายที่ระบุว่า "เราประสบความสำเร็จเพราะลูกค้าของเรา" ใช้ไวยากรณ์ที่เหมาะสม แต่เขียนด้วยน้ำเสียงไม่เป็นทางการเมื่อขอบคุณลูกค้าสำหรับธุรกิจของเธอหรือติดตามการโต้ตอบกับลูกค้า ทำให้ลูกค้ารู้สึกราวกับว่าคุณกำลังสนทนากับเธอ

จัดระเบียบความคิดของคุณ

ก่อนที่จะเขียนจดหมายถึงลูกค้าจัดระเบียบความคิดของคุณและกำหนดเป้าหมายที่คุณต้องการบรรลุด้วยการโต้ตอบของคุณ หากคุณกำลังเขียนจดหมายการขายเพื่อส่งเสริมผลิตภัณฑ์และบริการของ บริษัท คุณจะต้องรวมไฮไลท์เฉพาะของสิ่งที่คุณสามารถนำเสนอและวิธีที่ลูกค้าจะได้รับประโยชน์ หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อติดตามข้อเสนอแนะหรือการร้องเรียนตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบว่าการแก้ไขปัญหาคืออะไรก่อนที่จะเขียนจดหมาย หากคุณเขียนเพื่อขอชำระเงินให้รวบรวมข้อมูลที่คุณต้องการเกี่ยวกับแผนการชำระเงินที่เป็นไปได้และผลประโยชน์ให้กับลูกค้าที่ไม่ชำระเงินตามจำนวนที่ต้องการ จัดทำโครงร่างรายละเอียดจุดที่คุณต้องครอบคลุมและทำตามโครงร่างนั้นเมื่อคุณเริ่มเขียนดังนั้นคุณจะไม่ทิ้งข้อมูลที่สำคัญ

อ่านและอ่านจดหมายอีกครั้ง

จดหมายของคุณแสดงถึงคุณและ บริษัท ของคุณ หากมีการสะกดคำหรือข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ที่สะท้อนถึงคุณและ detracts อย่างมีนัยสำคัญจากข้อความของคุณ เมื่อคุณเขียนจดหมายให้พิสูจน์อักษรอย่างระมัดระวังเพื่อหาข้อผิดพลาดจากนั้นอ่านมันสำหรับเนื้อหา ให้แน่ใจว่าคุณได้ครอบคลุมข้อมูลที่เกี่ยวข้องที่คุณเตรียมไว้ในโครงร่างเริ่มต้นของคุณ อ่านจดหมายราวกับว่าคุณเป็นลูกค้าของคุณเอง ตรวจสอบว่าเป็นจดหมายประเภทใดที่คุณต้องการรับจากธุรกิจที่โทรหาคุณลูกค้า

ใช้ประโยชน์จากจดหมายเสมือนจริง

อีเมลกลายเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ยอมรับได้มากขึ้นกับลูกค้า ปฏิบัติต่อข้อความอีเมลแต่ละข้อความเหมือนกับที่คุณพิมพ์จดหมาย เขียนข้อความของคุณด้วยความระมัดระวังโดยใช้ไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและคำปราศรัยที่เหมาะสม อย่ากด "ส่ง" จนกว่าคุณจะตรวจทานมันเช่นเดียวกับที่คุณใช้ตัวอักษรปกติ พิจารณาเทคโนโลยีของผู้รับเมื่อส่งอีเมลไปยังลูกค้า ไม่สามารถอ่านข้อความ HTML ได้ทุกระบบอีเมลดังนั้นจึงอาจปลอดภัยกว่าที่จะส่งข้อความธรรมดา อีเมลที่ใช้ดีที่สุดสำหรับข้อความสั้น ๆ หากข้อความของคุณยาวและละเอียดจดหมายที่พิมพ์ออกมาอาจเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า สำหรับการสื่อสารกับการบริการลูกค้าที่สั้นลงซึ่งจำเป็นต้องส่งมอบอย่างรวดเร็วอีเมลอาจเป็นทางออกที่ดี

โพสต์ยอดนิยม