การเขียนคู่มือฝึกอบรมทางเทคนิค

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณอาจพบว่าคุณจำเป็นต้องพัฒนาคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคสำหรับพนักงานของคุณหรือสำหรับลูกค้าของคุณ ไม่ว่าคุณจะเลือกที่จะเขียนคู่มือด้วยตัวเองมอบหมายโครงการให้กับหนึ่งในพนักงานที่มีความรู้ของคุณหรือเอาต์ซอร์ซงานเขียนถึงผู้รับเหมาการพัฒนาคู่มือควรปฏิบัติตามแนวทางบางประการ .
ระบุผู้ชมของคุณ
ก่อนที่จะมีการเขียนหรือการวิจัยใด ๆ ให้ระบุว่าใครจะใช้คู่มือ หากเนื้อหาสำหรับลูกค้าของคุณพวกเขาต้องการคำแนะนำที่มีโครงสร้างต่อผู้ใช้เริ่มต้น หากคุณกำลังสร้างคู่มือสำหรับพนักงานของคุณคุณอาจจำเป็นต้องมีแนวทางบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงกับ บริษัท ของคุณเมื่อเขียนเนื้อหา ตัวอย่างเช่นแม้ว่าผลิตภัณฑ์บางอย่างอาจมีขีดความสามารถที่หลากหลายคุณอาจต้องการ จำกัด พนักงานของคุณให้มีชุดย่อยที่น้อยกว่าและจะมีข้อ จำกัด เหล่านั้นในคู่มือการฝึกอบรมของคุณ
กำหนดวัตถุประสงค์ของคุณ
หลังจากที่คุณพัฒนาโปรไฟล์พื้นฐานของกลุ่มเป้าหมายของคุณแล้วให้ตัดสินใจว่าวัตถุประสงค์ของคุณคืออะไรในการเขียนคู่มือการฝึกอบรม โดยทั่วไปคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคจะให้คำแนะนำแบบทีละขั้นตอนแก่ผู้ใช้เกี่ยวกับวิธีใช้ผลิตภัณฑ์ เมื่อกำหนดวัตถุประสงค์สำหรับคู่มือของคุณให้ตัดสินใจว่าจะให้คำแนะนำพื้นฐานหรือเพื่อเจาะลึกการใช้ผลิตภัณฑ์มากขึ้น ตัวอย่างเช่นแม้ว่าการใช้งานพื้นฐานของซอฟต์แวร์ของคุณอาจใช้สำหรับการเขียนจดหมายคุณอาจต้องการรวมคำแนะนำเพิ่มเติมสำหรับการสร้างจดหมายข่าว
รวมภาพ
ภาพมีประโยชน์ในการชี้นำผู้ใช้ผ่านขั้นตอนที่อธิบายไว้ในเนื้อหาที่เป็นลายลักษณ์อักษรของคู่มือการฝึกอบรมด้านเทคนิคของคุณ แผนภูมิการไหลหรือแผนภาพแสดงการแสดงกราฟิกของขั้นตอนในข้อความ ตามความเหมาะสมภาพถ่ายหรือภาพวาดสามารถชี้ผู้ใช้ไปยังคุณสมบัติเฉพาะของผลิตภัณฑ์ที่อธิบายไว้ในคำแนะนำ ตัวอย่างเช่นคู่มือของคุณอาจนำผู้ใช้ไปยังวิธีการเชื่อมต่อคอมพิวเตอร์กับเราเตอร์ ภาพโครงร่างทางกายภาพที่แสดงตำแหน่งที่เชื่อมต่อสายเชื่อมต่อเพิ่มคำแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษร
เขียนอย่างชัดเจน
ในฐานะผู้เชี่ยวชาญเขียนคู่มือการฝึกอบรมทางเทคนิคคุณควรพิจารณาถ้อยคำของคุณอย่างรอบคอบ พิจารณาระดับของความรู้ที่กลุ่มเป้าหมายมีเมื่อคุณเขียน หากพวกเขาต้องการคู่มือการฝึกอบรมพวกเขาอาจไม่รู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์มากนัก พวกเขาอาจไม่เข้าใจคำย่อหรือศัพท์แสงอุตสาหกรรมที่เป็นธรรมชาติสำหรับคุณ อธิบายแต่ละตัวย่อเมื่อใช้ครั้งแรกและหลีกเลี่ยงศัพท์แสง อธิบายขั้นตอนอย่างชัดเจนด้วยข้อความง่ายๆ สร้างบทที่แบ่งออกเป็นหัวข้อย่อยเชิงตรรกะอย่างมีเหตุผล ให้บุคคลที่สามทดสอบคำแนะนำเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลมีความชัดเจนและได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ