เกี่ยวกับเทคนิคการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพในธุรกิจ

ธุรกิจใด ๆ ที่ว่าจ้างพนักงานให้เสี่ยงต่อการถูกฉ้อโกง ไม่ได้ตรวจสอบการฉ้อโกงอาจส่งผลกระทบเชิงลบอย่างมากต่อผลประกอบการของธุรกิจของคุณ ในบางกรณีพนักงานที่เชื่อถือได้ซึ่งสามารถเข้าถึงการเงินของธุรกิจได้ง่ายอาจใช้อำนาจของเขาในทางที่ผิดโดยการขโมยเงินทุนของ บริษัท เทคนิคการควบคุมภายในที่หลากหลายสามารถช่วยป้องกันความไม่เหมาะสม

การแยกบทบาท

ตามสมาคมแห่งชาติของมูลนิธิวิจัยและการศึกษาทหารผ่านศึกหนึ่งในปัญหาการควบคุมภายในที่สำคัญที่สุดในการเงินธุรกิจคือการแบ่งส่วนบทบาท เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้กระจายฟังก์ชั่นต่าง ๆ เช่นการทำบัญชีการควบคุมสินค้าคงคลังและการจัดการบัญชีเงินเดือนระหว่างพนักงานหลายคนแทนที่จะมอบหมายให้บุคคลใดคนหนึ่ง หากธุรกิจของคุณมีพนักงานเพียงไม่กี่คนคุณอาจต้องมีส่วนร่วมอย่างมากในพื้นที่เหล่านี้ด้วยตนเอง

หลักจรรยาบรรณ

หากคุณยังไม่มีให้พัฒนาจรรยาบรรณทางธุรกิจเป็นลายลักษณ์อักษรเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณทราบขอบเขตของสิ่งที่ถือว่าเป็นพฤติกรรมที่ยอมรับได้และให้แน่ใจว่าได้บังคับใช้เมื่อจำเป็น ตัวอย่างเช่นรหัสของคุณสามารถแสดงรายละเอียดกิจกรรมที่อาจถือว่าเป็นอันตรายต่อธุรกิจของคุณเช่นการแบ่งปันข้อมูลสิทธิพิเศษกับลูกค้าหรือคู่แข่ง รหัสของคุณควรทำให้ชัดเจนว่าพนักงานของคุณมีความรับผิดชอบในการรายงานการกระทำที่ผิดจรรยาบรรณโดยพนักงานคนอื่น ๆ

การจัดการเงิน

ใช้ขั้นตอนที่ชัดเจนสำหรับการจัดการกองทุน หากพนักงานมีสิทธิ์เข้าถึงสมุดเช็คของ บริษัท ต้องแน่ใจว่ามันถูกเก็บไว้ในตู้นิรภัยที่ถูกล็อคเมื่อไม่ใช้งาน จำกัด การเข้าถึงของพนักงานเป็นเงินสดย่อยและใช้ระบบบัตรกำนัลเพื่อบัญชีสำหรับการใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการบันทึกการตรวจสอบทั้งหมดโดยการบันทึกหมายเลขเช็ครวมทั้งเหตุผลในการเขียน

จดหมาย

หากธุรกิจของคุณมีขนาดเล็กมากให้ฝึกฝนเปิดจดหมายธุรกิจของคุณเองเพื่อหลีกเลี่ยงความเป็นไปได้ในการตรวจสอบลูกค้าหรือเงินอื่น ๆ ที่หายไปอย่างลึกลับ หากคุณมอบหมายงานนี้ให้พนักงานสองคนขึ้นไปเปิดอีเมลพร้อมกันเป็นระบบตรวจสอบประเภท

ตรวจสอบคร่าวๆ

พิจารณาการติดตั้งระบบการตรวจสอบข้ามเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการทั้งหมดได้ดำเนินการอย่างเหมาะสมและมีจริยธรรม ตัวอย่างเช่นพนักงานของคุณที่จัดการสินค้าคงคลังของคุณสามารถสุ่มตรวจสอบการทำงานของพนักงานบัญชีเงินเดือนของคุณเพื่อค้นหาความไม่เหมาะสม ระบบประเภทนี้จะป้องกันไม่ให้พนักงานเข้าร่วมในกิจกรรมที่ฉ้อโกงตั้งแต่แรก